Quando un PCO (Professional Congress Organizer) viene chiamato a organizzare un evento di portata internazionale ci sono diversi aspetti che deve tenere in considerazione.

Innanzitutto, bisogna distinguere se l’internazionalità è data dalla platea dei partecipanti, provenienti dall’estero, o dei relatori, oppure se anche il cliente è internazionale. In tutti i casi, comunque, partiamo dalle basi: il personale coinvolto – a partire da hostess e steward che si occuperanno dell’accoglienza e del supporto ai partecipanti – deve conoscere bene l’inglese e possibilmente anche un’altra lingua straniera, magari quella del cliente o la lingua madre della maggior parte degli ospiti stranieri.

Bisogna, quindi, che anche le indicazioni presenti nella sede dell’evento (dai pannelli alle paline, fino alle mappe) e i materiali informativi distribuiti ai partecipanti siano (almeno) in doppia lingua.

In alcuni casi, come per i congressi scientifici e seminari che si rivolgono a un pubblico accademico, si può scegliere l’inglese come lingua dell’evento, quella in cui si terranno tutti gli interventi, compresa la moderazione e le eventuali presentazioni. Quando si tratta di temi particolarmente importanti e delicati sul piano politico, invece, come nel caso di vertici internazionali, è bene che sia sempre presente il servizio di interpretariato professionale e specializzato nel settore.

Se si opta per l’interpretariato, poi, a seconda del numero e della nazionalità dei relatori e della disposizione del palco, si può decidere per l’interpretazione consecutiva o per quella simultanea, con cuffiette auricolari per gli ascoltatori (e in tal caso bisogna coordinarne la distribuzione) o con chuchotage per i relatori e individuare uno spazio adeguato per le cabine di traduzione; in ogni caso, il coordinamento con la regia tecnica che gestisce l’audio diventa fondamentale.

Può essere utile, inoltre, coordinarsi con chi si occupa dell’organizzazione del viaggio e dell’ospitalità dei relatori internazionali, anche per prevedere eventuali ritardi nell’avvio dei lavori, e predisporre dei materiali di cortesia con consigli turistici e culturali; infine, il menu proposto dal catering deve offrire opzioni adatte a tutte le principali esigenze alimentari di carattere religioso e/o culturale.