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Per chi partecipa può non essere immediato immaginare cosa c’è dietro le quinte di una conferenza, di un meeting aziendale o di un evento culturale, ma il lavoro di squadra è intenso, coordinato dal PCO, Professional Congress Organizer.
Si tratta della figura o più spesso dell’azienda che segue gli eventi e li coordina dall’inizio alla fine: dal briefing con i clienti alla progettazione fino all’evento vero e proprio per arrivare al post-evento, non meno importante per dare una corretta conclusione al tutto, tirare le fila di quanto accaduto e suggellare i rapporti instaurati.
Il PCO si occupa di ascoltare le richieste del cliente e di rispondervi nel modo migliore, talvolta anche ridimensionando le sue aspettative, qualora i suoi desideri non siano realistici: un professionista, infatti, deve sempre dare il suo parere con assertività, in uno spirito di serietà, trasparenza e collaborazione. La gestione della richiesta del cliente, poi, deve essere “incastrata” con il budget, altro elemento che non si può lasciare in secondo piano.
Fatte queste dovute premesse, sono diverse le opzioni da concordare tra le parti: il PCO può fornire una semplice consulenza oppure occuparsi della gestione di un aspetto dell’evento in particolare (ad esempio la comunicazione e l’ufficio stampa), o ancora della pianificazione dell’evento. Oppure il contratto può essere di tipo full service: in questo caso sarà il professionista a gestire ogni passaggio, dalla selezione dei fornitori alla prenotazione della location, dall’invio degli inviti al coordinamento di hostess e steward fino alla supervisione dei tecnici e della regia.