Tra PCO (Professional Congress Organizer), per sopralluogo si intende un’ispezione o una visita al luogo in cui si intende organizzare un evento, per verificare che sia adatto alle necessità e al format scelto.

Si tratta di un momento chiave, in cui è fondamentale verificare l’ampiezza degli spazi – che devono essere adeguati non solo al numero di partecipanti previsti, ma anche alle attività che si prevede di inserire in scaletta – ma anche le dotazioni tecniche e le eventuali altre caratteristiche utili, come la presenza di parcheggi nelle vicinanze o di bar che possano dare supporto con un servizio catering. Con la location, poi, si deve verificare anche la disponibilità e la professionalità dello staff di supporto, che deve essere esperto, chiaro e disponibile.